Архивная справка по личному составу

Архивная справка образец составления

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета - фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах. Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ. 3.6,.15 Правил лист фонда N _ (Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления организации, где хранится фонд) документов фонда) Крайние даты каждого названия фонда Название фонда 1. 2253; 2010,  19,. . При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. Учет документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.1.

Сдача документов в архив при ликвидации

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. Архивная справка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации ( приложение  29 ). Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы. Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. ФБУ «таганрогский Цирковому Ростиславу Алексеевичу институт искусства» пер. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Организация документов по личному составу.

Если вы пришли в архив

В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Из-за ограничений по объему каждой статьи об этом будет уже в последующих публикациях. 5822; 2014, N 9,. . 5320) и постановлением, правительства Российской Федерации. Первый образец архивной справки). Настоящих Правил уничтожение документов запрещается. Москва 2003, содержание, введение.

Личное дело работника Делопроизводство

Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. _ 1) Часть 2 статьи 13 Федерального закона. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается. Учет документов в архиве. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели. В архивной справке допускается цитирование документов. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного (муниципального) архива (если организация является источником его комплектования последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Основные правила работы архивов организаций

2.Проведение экспертизы научной и практической ценности с бесполистным просмотром и отбором документов из дел. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает. на последующем - «продолжение.».

Приказ Министерства культуры РФ

Система научно-справочного аппарата (снса) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Директор института .Н. Хр., (цифрами и прописью) срок возвращения Дела выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с пронумерованными листами и заверительными надписями. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

Правила Основные правила работы архивов

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9 в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование.д. При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды. Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей ( приложение N 19 ). Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог. Подлежат списанию ввиду: _ Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)  Подпись  Расшифровка подписи согласовано  согласовано * Протокол ЦЭК (ЭК) организации  Протокол ЭПК архивного учреждения от _  _  от _  _ Изменения в учетные документы архива внесены.

Приказ Министерства культуры

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов.) включаются в опись документов по личному составу. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22 ). Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда. Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 «Учет описанных документов» в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел. Хр.: - на бумажном носителе весом кг сданы на уничтожение; - на электронном носителе сданы на уничтожение _ (способ уничтожения) Наименование должности работника, сдавшего документы  Подпись  Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

Архивная справка : образец

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. 3.6,.5 Правил Наименование организации Фонд N _ утверждаю опись N _ Руководитель организации дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения Подпись Расшифровка подписи за _ год Дата N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечание В данный раздел описи. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭГЖ архивного учреждения) в пределах компетенции. Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.